Cocreatie: werk in uitvoering

Vanuit de institutionele ivoren toren theorieën de wereld insturen is een beproefde methode in onderzoeksland. Maar om de waarde van cocreatie te kunnen bevatten is praktijkervaring nodig. Wij beproefden daarom het cocreatie en e-participatiemodel van onze werkgever TNO, eerder beschreven op Frankwatching, in de praktijk.

Lessons learned

Samen met Aegon, Kennisnet, Rijkswaterstaat en enkele TNO-collega’s, verkenden we de (on)mogelijkheden van cocreatie. Om te zorgen dat de kennis die in de drie organisaties is opgedaan niet binnen de organisatie bleef, organiseerden we een gezamenlijke lessons learned-bijeenkomst, waarin ervaringen werden gedeeld. De commerciële, onderwijs- en overheidsorganisaties werden geconfronteerd met sectorspecifieke uitdagingen, maar herkenden tegelijkertijd veel in elkaars ervaringen. Dit artikel beschrijft de belangrijkste lessons learned die zij deelden tijdens deze bijeenkomst.

Praktijkervaring met cocreatie

Kennisnet heeft een aantal cocreatietrajecten afgerond en is recent een nieuw traject gestart. Het doel van Kennisnet is om het bestaansrecht van de organisatie op cocreatie te baseren. In 2010 won Kennisnet initiatief Wikiwijs de e-participatie award. Aegonplein is een succesvol intern cocreatieplatform binnen Aegon. Daarnaast werkt het bedrijf met een online klantenpanel en loopt er op dit moment een cocreatietraject met ZZP’ers.

Filesophie was een geslaagd landelijk e-participatietraject van Rijkswaterstaat. Daarnaast werkt het ministerie vaak met klantenpanels. Op dit moment is er een traject voor digitale inspraak van burgers bij infraprojecten in de maak, en wordt de interne cocreatie via intranet en Yammer verder gestimuleerd.

De start

Weet waar je staat

Ook al gaat het fenomeen cocreatie alweer een aantal jaren mee, voor veel organisaties is cocreëren een fundamenteel nieuwe werkvorm. Stem je ambitieniveau daarom af op de maturiteit van de organisatie. Ben je er nog niet klaar voor om de visie en missie van de organisatie te cocreëren? Doe dan eens ervaring op met een klein project, begin intern, of start met een laagdrempelige vorm van cocreatie, zoals het verzamelen van (product) ideeën.

Stel duidelijke doelen

Een cocreatietraject zonder doelstellingen kan een ongeleid projectiel worden, of een eenzame dood sterven. Een klein aantal heldere doelstellingen, die aansluiten bij de organisatiedoelstellingen, is de basis voor een succesvol cocreatietraject. Ze bepalen welke doelgroep je benadert en of het traject aansluit bij de behoefte van je doelgroep (win-win), welke vragen je stelt en hoe je het cocreatieplatform inricht.

Durf! En bereid je goed voor

Cocreatie begint met het lef om de dialoog aan te gaan met je doelgroep. En dat is spannend. Een enthousiast team dat gelooft in cocreatie en support vanuit het management is een goed uitgangspunt. Neem de tijd om binnen de organisatie op zoek te gaan naar supporters, en zorg dat je eventuele barrières tijdig ontdekt en pareert.

Sectorspecifieke uitdagingen

Hoewel Aegon, Kennisnet en Rijkswaterstaat veel herkennen in elkaars verhalen komen er ook sectorspecifieke uitdagingen boven tafel.

Het bedrijfsleven

Het onderwijs

De overheid

De doelgroep

Wie en waar?

Een cocreatietraject kan alleen een succes worden als er een voldoende grote en gemotiveerde groep deelnemers is. Neem daarom de tijd om de doelgroep in kaart te brengen. Beschrijf je doelgroep zo specifiek mogelijk, bepaal of ze de benodigde kennis en vaardigheden in huis hebben om te kunnen participeren en onderzoek op basis van je beschrijving waar de doelgroep zich bevindt.

Passie, profilering of plicht?

Wat heeft je doelgroep eigenlijk te zoeken op je cocreatieplatform? Met andere woorden “what is in it for them?” Zijn zij gepassioneerd over het onderwerp, willen ze zich profileren op je platform, of ervaren ze wellicht een (burger)plicht? De motivatie van je doelgroep is een belangrijk uitgangspunt voor de inspanning die je moet steken in de werving en het cocreatieproces.

Verwachtingsmanagement

Leg je doelgroep duidelijk uit wat jouw cocreatietraject inhoudt. Wat kunnen de deelnemers inbrengen? Wat wordt er met hun input gedaan? Wat is de planning van het traject? Beschrijf wat er kan, maar besteed ook aandacht aan wat er niet mogelijk of toegestaan is.

Werk in uitvoering

Modereer met mate

Het kan zinvol zijn om eenvoudige omgangsvormen op te stellen voor je cocreatietraject, zeker als het cocreatieonderwerp gevoelig ligt bij de doelgroep. Gedraag je echter niet als een schoolmeester en behandel de deelnemers als volwassen gesprekspartners. De cocreatiecommunity blijkt vaak over een groot zelfreinigend vermogen te beschikken.

Neem de tijd

Het opzetten van een cocreatietraject kost tijd. Begin ruim voordat je de resultaten wilt hebben, om intern de neuzen dezelfde kant op te krijgen en om eventueel externe partijen te betrekken voor het ontwikkelen van het cocreatieplatform. Zorg bovendien voor interne back-up: er moeten ook mensen aan de slag met de resultaten van cocreatie.

Kosten en baten

Kennis van wat cocreatie kost en wat het kan opleveren is nodig, maar is nog niet gemakkelijk voorhanden. Breng de kosten en baten in kaart, en gebruik dat inzicht voor een volgend cocreatietraject. Evalueer zowel “harde” als “zachte” baten.

Deel je resultaten

Er is een grote behoefte aan lessen uit de praktijk. Heb je ervaring opgedaan met cocreatie, deel je geleerde lessen dan zowel binnen als buiten de organisatie.

Wil je je eigen geleerde lessen delen, of wil je meer weten over de geleerde lessen uit onder meer de initiatieven van Rijkswaterstaat, Aegon en Kennisnet? Reageer op dit artikel.